3.1. Prise de
contact/communication/collaboration
Objectif/Information
:
Lorsque vous communiquez et/ou collaborez avec nous, par exemple par e-mail ou par le biais d'un formulaire de contact sur notre site web, ou d'une plateforme d'échange de données, les données que vous fournissez (votre adresse
e-mail, le cas échéant votre nom et votre numéro de téléphone, ou les données
personnelles soumises au cours de la conversation) seront stockées et traitées
par nous afin, par exemple, de répondre à vos questions, demandes ou à des fins
de correspondance commerciale.
Lorsque vous nous contactez par téléphone, nous pouvons vous demander si l'appel téléphonique peut
être enregistré à des fins d'assurance qualité et de formation. Si vous
acceptez l'enregistrement, nous traiterons toutes les informations que vous
partagez avec nous pendant l'appel (contenu de la communication, éventuellement
aussi des données sensibles (santé), ainsi que votre numéro de téléphone et
d'autres données personnelles).
Lorsque
nous traitons des données dans le cadre d'une communication, nous avons un
intérêt légitime à traiter les données conformément aux exigences légales, pour
une vérification interne ou conformément à la demande de communication
respective.
La mise à disposition de vos
données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution du contrat ou
d'une situation assimilable à un contrat. Vous n'êtes pas obligé de
fournir vos données à caractère personnel. Si vous ne fournissez pas vos
données personnelles, vous ne pourrez pas utiliser le service décrit.
La fourniture de vos données personnelles est nécessaire à l'exécution du contrat ou d'une situation similaire à un contrat. Vous n'êtes pas obligé de fournir vos données personnelles. Si vos données personnelles ne sont pas fournies, vous ne pouvez pas utiliser le service décrit.
Uniquement pour les partenaires commerciaux :
En ce qui concerne la coopération avec nos fournisseurs, nous avons mis en place un processus d'évaluation interne qui, dans notre intérêt légitime, vise à améliorer la relation commerciale en élaborant un « plan d'action ». En règle générale, nous ne traitons que les informations relatives à l'entreprise, mais des conclusions peuvent être tirées à votre sujet, en tant que personne de contact, si la communication avec les fournisseurs est examinée sous l'angle des délais de réponse, de la fiabilité et de la transparence.
Les finalités spécifiques du traitement sont énumérées dans la section « Destinataires et sources » ci-dessous, en fonction des tiers utilisés dans le processus.
Destinataires et sources :
Nous transférons les données aux destinataires suivants :
- Prestataires de services aux clients/consommateurs
- Plateforme/fournisseur d'hébergement
Des transferts vers des pays tiers sont possibles. Comme garantie appropriée, des clauses contractuelles types conformément à l'art. 46 GDPR ont été conclues. Pour les pays tiers/entreprises qui relèvent d'une décision d'adéquation, la décision d'adéquation s'applique également. En outre, des règles d'entreprise contraignantes ont été approuvées par un fournisseur de plateforme/d'hébergement. Pour plus d'informations (comme une copie des garanties), vous pouvez nous contacter comme indiqué au point 1.2.
D'autres destinataires peuvent être trouvés dans la section 1.4. Destinataires (informations générales).
Les destinataires et les sources :
Afin
de lutter contre le terrorisme, nous sommes tenus par la loi de procéder à une
comparaison avec les listes de sanctions. Par conséquent, nous traitons
également vos données pour répondre aux exigences légales de comparaison avec
ces listes. En outre, nous traitons vos données au sein du groupe Beiersdorf
pour la prévention et l'investigation d'infractions pénales et d'autres
comportements répréhensibles, l'évaluation et le contrôle des risques, pour la
communication interne et pour des objectifs administratifs correspondants. Si
une société affiliée fait état d'un besoin de travailler avec vous en tant que
fournisseur, nous partagerons nos expériences de travail avec vous avec la
société affiliée.
Nous comparons vos données à des listes
publiées de fournisseurs trompeurs (par exemple, les listes d'avertissement de
l'Organisation mondiale de la propriété intellectuelle et du Bundesanzeiger
Verlag GmbH) afin de prendre une décision éclairée sur les paiements
potentiels. Nous vérifions également régulièrement votre solvabilité dans
certains cas (par exemple, lors de la conclusion de contrats). Notre intérêt
légitime est la minimisation du risque financier. Nous coopérons
avec des agences de crédit (e.g. Dun & Bradstreet Deutschland GmbH (“D&B”), Allemagne) nous recevons les données nécessaires. À cette
fin, nous transmettons votre nom et les coordonnées ou le numéro D&B D-U-N-S® affecté à votre société aux agences de crédit. Dans notre intérêt légitime à accélérer la saisie des données, D&B nous fournit les adresses de nos partenaires commerciaux. EcoVadis SAS, France, nous fournit une évaluation des risques en matière de développement durable pour répondre aux exigences légales et dans notre intérêt légitime. En fonction du résultat, une évaluation plus longue de la durabilité peut être effectuée.
En outre, dans le cadre de notre contrôle anticorruption, nous vérifions le classement du pays de résidence dans l'Indice de Perception de la Corruption de Transparency International e.V., Alt-Moabit 96, 10559 Berlin, Allemagne. En fonction du résultat, il peut y avoir un contrôle anticorruption plus long, au cours duquel nous pouvons traiter vos données afin de vérifier si une coopération pourrait être associée à des risques de corruption pour nous, dans notre intérêt légitime à minimiser les risques.
Il peut être nécessaire de
transférer vos données personnelles à des acheteurs potentiels dans le cadre
d'une transaction d'entreprise. Dans le cadre de la diligence raisonnable, des
données généralement anonymes sont traitées. Toutefois, il peut être
nécessaire, dans des cas individuels spécifiques, de traiter des données
personnelles. Notre intérêt légitime réside dans l'exécution de la transaction
d'entreprise.
Suppression/Opposition :
Nous supprimons les données obtenues dans ce contexte dès que leur stockage n'est plus nécessaire, à moins qu'il n'existe des obligations légales de conservation ou que des délais de prescription doivent être respectés.
En cas de demandes de renseignements des consommateurs par le biais de notre outil interne de gestion des consommateurs, les données personnelles seront généralement supprimées après un an, si aucune autre période de conservation légale ne s'applique. À titre exceptionnel, les données seront conservées plus longtemps si elles sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Les enregistrements d'appels sont conservés pendant un maximum de 90 jours.
Vous pouvez vous opposer à ces traitements conformément aux exigences du point 4.
Base légale :
Art. 6 (1) a GDPR en conjonction avec l'art. 9 (2) a GDPR (consentement : enregistrement téléphonique)
Art. 6 (1) b GDPR en conjonction avec l'art. 9 (2) f (lors du traitement dans le cadre d'un contrat ou d'une situation similaire à un contrat).
Art. 6 (1) c GDPR (lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale).
Art. 6 (1) f GDPR en conjonction avec l'art. 9 (2) f (lorsque le traitement est effectué en fonction de l'intérêt légitime décrit ci-dessus).
